Segnalazioni whistleblowing

BENVENUTI NEL NOSTRO PORTALE DI WHISTLEBLOWING

COS’È IL WHISTLEBLOWING?

Il whistleblowing è un atto coraggioso e responsabile di segnalazione di comportamenti illeciti, non etici o scorretti all’interno di un’organizzazione. I whistleblower, o segnalatori, sono individui che, attraverso la loro determinazione e integrità, svolgono un ruolo fondamentale nell’esporre attività dannose o illegali, contribuendo così al miglioramento della società nel suo insieme.

PERCHÉ IL WHISTLEBLOWING È IMPORTANTE ED OBBLIGATORIO?

Il whistleblowing è un pilastro fondamentale della trasparenza e dell’accountability. Attraverso il coraggio dei whistleblower, vengono alla luce frodi, abusi di potere, discriminazioni, corruzione e altre pratiche scorrette che altrimenti rimarrebbero nascoste. Questo processo aiuta a garantire che le organizzazioni operino in modo etico e rispettino le leggi e le normative.

COME FUNZIONA LA PIATTAFORMA WHISTLEBLOWING SU LINK DIRETTO?

La piattaforma (totalmente esterna agli ambienti o strumenti informatici di proprietà di Meditral, accessibile dall’area di comunicazione interna e dal sito web della stessa tramite URL https://segnalazioni.meditral.qdpitalia.it) è stata progettata per essere un ambiente sicuro, confidenziale e protetto per le segnalazioni. Viene protetta l’identità dei whistleblower garantendone l’anonimato ed è conforme al GDPR. In Tre Semplici Passaggi si può:

1. Segnalare: utilizzando il sistema online per inviare una segnalazione dettagliata e accurata con la possibilità di aggiungere documenti, immagini o prove se necessario;
2. Ottenere una valutazione: Il nostro Legale valuterà la segnalazione e determinerà le azioni da intraprendere;
3. Avere Trasparenza: si ricevono aggiornamenti costanti sullo stato e l’andamento delle indagini.

TUTELA IN CASO DI RITORSIONI

I soggetti tutelati da Decreto che ritengano di aver subito una ritorsione, informano ANAC, tramite il sito istituzionale dell’Autorità, per gli accertamenti che la legge le attribuisce. La segnalazione esterna potrà essere effettuata accedendo al servizio dedicato nel sito istituzionale dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

CHI PUÒ SEGNALARE

• lavoratori subordinati, sia che abbiano un rapporto di lavoro in corso sia che siano in fase di selezione e/o precontrattuale (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite in tale fase) sia che abbiano terminato il rapporto (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso);
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
• collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività nella Società;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

CARATTERISTICHE E CONTENUTI DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni devono esser fondate ed effettuate secondo il principio generale di buona fede, nonché essere il più possibile circostanziate al fine di consentire l’accertamento dei fatti. Esse devono contenere una descrizione chiara e completa dei fatti segnalati, nonché, se conosciute o conoscibili, delle circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi, delle generalità dei soggetti direttamente coinvolti e degli eventuali altri soggetti che possano riferire su tali circostanze. Il segnalante è tenuto, se possibile, a fornire eventuale documentazione e ogni informazione utile a riscontrare la fondatezza della segnalazione.

COSA NON PUÒ ESSERE SEGNALATO

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• le comunicazioni con contenuti riguardanti la vita privata, salvo che abbiano attinenza con l’ambito lavorativo in relazione a eventuali illeciti o violazioni di norme interne;
• i reclami elevati ai sensi della vigente normativa secondaria di settore, gestiti nell’ambito delle procedure di riscontro ai reclami stessi;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. Voci di corridoio).

Le segnalazioni effettuate in mala fede, con contenuti diffamatori, comportano la decadenza delle tutele previste dal Decreto nei confronti del segnalante e possono dare luogo a provvedimenti sanzionatori.

L’accesso alla piattaforma avviene “senza registrazione”, ovvero in forma totalmente anonima, senza indicare i propri dati di contatto: in questo caso, per la presa visione dei riscontri da parte del gestore delle segnalazioni o di eventuali richieste di ulteriori informazioni/approfondimenti sui fatti segnalati, il segnalante dovrà accedere alla piattaforma di sua iniziativa, utilizzando esclusivamente il codice univoco di accesso generato automaticamente dal sistema al termine dell’inserimento della segnalazione.

IMPORTANTE: qualora all’interno della segnalazione il segnalante intenda identificarsi allora dovrà prendere visione dell’informativa resa ai sensi dell’art.13 del REG.UE 2016.

OBBLIGO DI RISERVATEZZA

La Società assicura la riservatezza del segnalante, come disposto dall’art.12, comma 1 e 2, del Decreto, secondo cui l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa può evincersi in maniera diretta o indiretta non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali. Le misure indicate sono applicate anche al soggetto segnalato e a tutti coloro che sono chiamati in causa nella segnalazione.

DIVIETO DI RITORSIONE

Ai sensi dell’art.17 del Decreto, i segnalanti e i soggetti di cui all’art. 3, comma 5, del Decreto non possono subire alcuna ritorsione, atto che in via esemplificativa si concretizza nelle fattispecie del licenziamento, demansionamento, modifica unilaterale senza giustificazione del contratto in materia di orario e/o luogo di lavoro, irrogazione di sanzioni disciplinari priva di fondamento.

L’eventuale accertamento delle situazioni sopra descritte sarà sanzionato dalla Società a norma del Sistema sanzionatorio a presidio del Sistema di Segnalazione ex D.lgs. 24/2023, nonché potrà comportare la proposizione delle azioni civili e penali previste dalla legge.

CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa alle segnalazioni è conservata per il tempo necessario al loro trattamento e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza stabiliti dal Decreto e dei principi dettati dal GDPR (art. 14, comma 1) all’interno della piattaforma informatica preposta.

Le funzioni coinvolte di volta in volta nelle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.

SANZIONI

In caso di accertamento della fondatezza delle segnalazioni si applicano le sanzioni previste dal sistema sanzionatorio interno nei confronti dei soggetti identificati come autori delle violazioni, ferme restando eventuali conseguenze penali e/o civili e/o amministrative e/o contabili.

Inoltre, è passibile di sanzione disciplinare, ferme restando le altre conseguenze penali e/o civili e/o amministrative e/o contabili, chiunque faccia una segnalazione e/o faciliti una segnalazione che sia palesemente infondata. Costui sarà altresì escluso dalla protezione di cui all’art. 19 D. lgs. 24/2023.

In aggiunta alle conseguenze di cui sopra, si ricorda che il Decreto prevede che l’ANAC possa applicare direttamente sanzioni amministrative- pecuniarie al verificarsi dei seguenti casi:

• in caso di accertata ritorsione sul segnalante, impedimento o tentato impedimento della segnalazione o violazione dell’obbligo di riservatezza è applicata, al responsabile di tali comportamenti, una sanzione che può ammontare da 10.000 a 50.000 euro;
• in caso di mancata istituzione del canale interno di segnalazione, mancata adozione delle procedure interne o di non conformità delle stesse al Decreto o di mancato svolgimento dell’istruttoria in merito alle segnalazioni ricevute è applicata, al/ai responsabili di tali omissioni, una sanzione che può ammontare da 10.000 a 50.000 euro;
• in caso di sentenza, anche di primo grado, che abbia accertato la responsabilità civile del segnalante per dolo o colpa grave, una sanzione che può ammontare da 500 a 2.500 euro.

La Società si riserva di rivalersi nei confronti del responsabile, laddove fosse condannata a pagare una delle predette sanzioni.

Privacy Policy

INFORMATIVA RESA AI SENSI DELL’ART ART. 13 DEL REG.UE 2016/679

(Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR)

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione del sito https://segnalazioni.meditral.qdpitalia.it (di seguito “Piattaforma”) in relazione al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano. L’informativa è resa solo per questo sito e non anche per altri siti web. Le condizioni di seguito riportate sono suscettibili di essere modificate nel tempo e, di conseguenza, aggiornate in qualsiasi momento.

WHISTLEBLOWER (Segnalante)	Segnalante ovvero colui che rivela informazioni su attività illecite, immorali o illecite all’interno di un’organizzazione pubblica o privata
Gestore delle Segnalazioni	Soggetto incaricato dalla Società/Ente a gestire le segnalazioni e a comunicare con il segnalante l’esito dell’istruttoria
Codice Identificativo	Codice a 16 cifre rilasciato a chiusura del Form di segnalazione che non dovrà mai essere smarrito

I dati forniti nella sezione “Invia una Segnalazione” saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali e previsti dal D.Lgs. n.24/2023 in materia di whistleblowing.

Si ricorda che l’unico modo di accesso alla Piattaforma è attraverso il codice identificativo a 16 cifre che sarà rilasciato dopo la compilazione del Form di segnalazione per garantire l’anonimato e per conoscere l’esito e l’avanzamento della stessa. È indispensabile che il codice venga conservato con cura.

Il rilascio dei dati personali del segnalante è facoltativo e solo in caso il segnalante decida di palesarsi vi sarà un trattamento di dati personali. In caso di falsa identità o di segnalazioni di illeciti inesistenti in seguito ad accertamento l’Autore del reato commesso sarà denunciato alle Autorità competenti in quanto è personalmente responsabile dell’eventuale contenuto diffamatorio delle proprie comunicazioni.

Il Gestore delle Segnalazioni, si riserva il diritto di non prendere in considerazione le segnalazioni prodotte in evidente malafede. Si ricorda, inoltre, che i dati forniti devono essere pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità della segnalazione, cosicché il gestore sarà libero di non dare seguito alle segnalazioni riguardanti condotte o soggetti estranei agli obblighi derivanti dal D.Lgs. n.24/2023.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

La Piattaforma tratterà i dati personali che riguardano il segnalante solo se fornito spontaneamente; invece verranno trattati i dati del soggetto segnalato, in particolare: dati identificativi, eventuali dati di contatto,  posizione lavorativa ed eventuali immagini video/audio volontariamente caricate.

L’utilizzo della piattaforma garantirà la protezione delle persone che segnalano reati o irregolarità in violazione delle norme nazionali ad opera di lavoratori e collaboratori dell’Azienda in quanto non consente in alcun modo di risalire all’identità del segnalante. A conferma di ciò è stata effettuata una Data Protect Impact Assessment (DPIA) che ne certifica le caratteristiche e le funzionalità.

[BASE GIURIDICA: art. 6 par. 1 lett.c) GDPR 679/2016 – adempimento ad un obbligo di legge cui il Titolare è tenuto in applicazione del Dlgs n. 24/2023]

MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche in osservanza delle disposizioni di legge vigenti.

I dati personali forniti nella compilazione del form di segnalazione saranno gestiti dal soggetto autorizzato alla consultazione e alla conduzione dell’istruttoria (gestore delle segnalazioni).

I dati personali saranno conservati per un periodo di tempo correlato all’adempimento alla procedura di gestione delle segnalazioni e all’assolvimento degli obblighi di legge, pertanto il gestore della piattaforma li cancellerà una volta che sarà conclusa l’istruttoria e comunque per un periodo non superiore a 5 anni.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Le persone autorizzate al trattamento dei dati sono esclusivamente:

1. il soggetto incaricato dell’istruttoria e della gestione delle segnalazioni;
2. Il Responsabile del trattamento che è gestore della piattaforma e della conformità delle comunicazioni;
3. l’Autorità giudiziaria ed i professionisti incaricati qualora ne ricorrano i presupposti;
4. il personale Aziendale ai fini della gestione delle pratiche di segnalazione. Si precisa che il personale per tale attività è appositamente autorizzato al trattamento (artt. 4, par. 10, 29, 32, par. 4 Regolamento e art. 2-quadeterdecies del D.lgs 101/18) al trattamento dei dati personali e, di conseguenza, il suddetto personale dovrà attenersi al rispetto delle istruzioni impartite, nonché di quelle più specifiche, connesse ai particolari trattamenti, eventualmente di volta in volta fornite dal Gestore delle segnalazioni;
5. vertici apicali aziendali, Revisori contabili, RLS, Sindacati o altri organismi preposti al controllo ed alla supervisione dell’Azienda i quali saranno tenuti alla massima riservatezza e a seguire scrupolosamente le istruzioni fornite dal Gestore delle segnalazioni.

DIRITTI DELL’INTERESSATO (ARTT. 12, 15-22 DEL REGOLAMENTO)

In ogni momento è possibile conoscere quali siano i dati trattati presso il Titolare e, se ne ricorrano i presupposti di legge, farli aggiornare, integrare, rettificare o cancellare, di riceverne copia in un formato strutturato, di chiederne il blocco e di opporsi in ogni momento al loro trattamento secondo le modalità previste dal Regolamento UE e di ricevere tempestivo riscontro in proposito. Quando ricorrono i presupposti, è possibile rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO

Titolare del trattamento dei dati è:

MEDITRAL SOC. CONS. A.R.L.

Sede: Via DI Fioranello 162, 00134 ROMA – P.I. 14989831004

Tel. +39 0650514510

e-mail: segreteria@meditral.it

DPO : dpo@meditral.it